Quy định mới về chứng thực giấy tờ

Đội ngũ Khoa LêChuyên viên tư vấn hồ sơ CMTC ✓ Cập nhật 28/10/2025 19 phút đọc

Khuyến cáo: Công ty Dịch vụ Tư vấn tài chính Khoa Lê là đơn vị tư vấn độc lập. Chúng tôi không phải là cơ quan được ủy quyền của Chính phủ hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán. Lệ phí hành chính của cơ quan tiếp nhận (nếu có) được nộp riêng cho cơ quan chức năng và không bao gồm trong phí tư vấn hồ sơ của chúng tôi.

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số quy định mới về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Chứng thực là gì?

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc một giao dịch. Hoạt động này giúp đảm bảo bản sao đúng với bản gốc, xác thực chữ ký là của người yêu cầu, hoặc chứng nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng và ý chí tự nguyện của các bên. Các loại chứng thực phổ biến bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Các loại chứng thực

• Chứng thực bản sao từ bản chính: Cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản gốc.
• Chứng thực chữ ký: Xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do người yêu cầu chứng thực ký.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên.
• Cấp bản sao từ sổ gốc: Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp bản sao có nội dung chính xác như trong sổ gốc.

Giá trị pháp lý

• Bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các giao dịch (trừ trường hợp luật có quy định khác).
• Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh chữ ký đó do người yêu cầu ký, là cơ sở xác định trách nhiệm của người ký.
• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm ký kết và các bên tham gia.

Thẩm quyền chứng thực

• Phòng Tư pháp cấp huyện.
• UBND cấp xã, phường, thị trấn.
• Công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng.
• Lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao.

Quy định mới về chứng thực

Theo baochinhphu.vn , chính phủ vừa ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP.

Theo quy định mới tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực giao dịch là việc người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự.

Mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực

Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung khoản 9 của Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực.

Cụ thể, người thực hiện chứng thực là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện).

Như vậy, so với quy định cũ, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP mở rộng thêm đối tượng thực hiện chứng thực là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định.

Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực theo hướng quy định rõ trách nhiệm đối với từng đối tượng người thực hiện chứng thực. Cụ thể:

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;

e) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;

g) Chứng thực di chúc;

h) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

i) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e nêu trên.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực trên địa bàn.

Việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1, ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

5. Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

c) Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

d) Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

đ) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại các điểm b, c, và d ở mục này.

6. Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp quy định tại 5.

Về giấy tờ đã tích hợp trên VNeID

Nghị định quy định: Không được yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao các giấy tờ đã tích hợp trên VNeID

Đồng thời, Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng bổ sung quy định về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực.

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP quy định thêm: người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

Về trách nhiệm của UBND

Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực nhằm đáp ứng yêu cầu khi vận hành tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Theo Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực được quy định như sau:

1- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực tại địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương;

b) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;

c) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;

d) Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao đổi thông tin;

đ) Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn;

e) Tổng hợp, đăng tải danh sách người ký chứng thực của các Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa phương trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp và cập nhật danh sách này khi có thay đổi;

g) Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của cá nhân, tổ chức và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;

h) Xem xét việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp xã có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao, tổ chức hành nghề công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương;

i) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực tại địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các điểm a, b, c, d, e, g, h và i và kiểm tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn cấp xã, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 

a) Quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại Nghị định này;

b) Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;

c) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực;

d) Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của cá nhân, tổ chức và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;

đ) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Sở Tư pháp theo quy định.

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các điểm a, b, và c. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định phải thông báo mẫu chữ ký được sử dụng khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP cũng bổ sung quy định tại Điều 47 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP điều khoản chuyển tiếp theo hướng:

Đối với các giao dịch đã chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực, việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch.

Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành (ngày 1 tháng 11 năm 2025) tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

Đội ngũ Khoa Lê

Chuyên viên tư vấn hồ sơ chứng minh tài chính

Tập thể chuyên gia am hiểu nghiệp vụ ngân hàng và quy trình gửi tiết kiệm chứng minh tài chính, hoạt động từ 2005 — hỗ trợ khách hàng trên 34 tỉnh thành.

20+ năm nghiệp vụ17 ngân hàng đối tácThu phí sau