Hướng dẫn công chứng, chứng thực giấy tờ chứng minh tài chính

Đội ngũ Khoa LêChuyên viên tư vấn hồ sơ CMTC ✓ Cập nhật 16/10/2026 11 phút đọc

Khuyến cáo: Công ty Dịch vụ Tư vấn tài chính Khoa Lê là đơn vị tư vấn độc lập. Chúng tôi không phải là cơ quan được ủy quyền của Chính phủ hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán. Lệ phí hành chính của cơ quan tiếp nhận (nếu có) được nộp riêng cho cơ quan chức năng và không bao gồm trong phí tư vấn hồ sơ của chúng tôi.

Các giấy tờ chứng minh tài chính, chứng minh thu nhập cho mục đích như du học, du lịch, xin visa, vay vốn, đấu thầu, đầu tư,… cần được sao y bản chính và chứng thực bản sao trước khi nộp cho cơ quan yêu cầu.

Công chứng

Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Giao dịch phải công chứng là giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc luật giao chính phủ quy định phải công chứng.

Văn bản công chứng là giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

Chứng thực

Theo quy định tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực giao dịch là việc người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự.

Phân biệt công chứng và chứng thực

Công chứng chứng nhận tính hợp pháp (xác thực và hợp pháp), còn chứng thực chỉ chứng nhận tính xác thực.

Chứng thực giấy tờ chứng minh tài chính

Các giấy tờ chứng minh tài chính, chứng minh thu nhập cho mục đích như du học, du lịch, xin visa, vay vốn, đấu thầu, đầu tư,… cần được sao y bản chính và chứng thực bản sao trước khi nộp cho cơ quan yêu cầu.

Theo Luật Công chứng và Nghị định 280/2025/NĐ-CP, đối với các bản dịch giấy tờ chứng minh tài chính (dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài), không công chứng mà phải chứng thực, cụ thể là chứng thực chữ ký cá nhân của người dịch.

Trong hồ sơ khi nộp cho cơ quan yêu cầu như đại sứ quán, lãnh sự quán,… thường không nộp bản chính các loại giấy tờ, chỉ nộp bản sao. Tuy nhiên khi đến nộp hay khi đến phỏng vấn, bạn cần phải đem theo các bản chính để xuất trình khi có yêu cầu.

Đối với giấy tờ chứng minh tài chính là thẻ tiết kiệm hay sổ tiết kiệm thì nộp bản sao do ngân hàng cấp.

Đối với giấy tờ chứng minh tài chính là giấy xác nhận số dư tài khoản, sao kê tài khoản thì nộp bản chính do ngân hàng cấp.

Trường hợp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, giấy tờ chứng minh tài chính, cần làm hợp đồng ủy quyền và hợp đồng này phải được công chứng. Người được ủy quyền khi nộp hồ sơ, ngoài bản sao, cần xuất trình hợp đồng ủy quyền bản chính.

Nếu là giám đốc giao cho cấp dưới như kế toán trưởng nộp hồ sơ chúng minh tài chính, cần làm quyết định phân công nhiệm vụ. Kế toán trưởng khi nộp hồ sơ thay cho giám đốc, cần mang theo quyết định bổ nhiệm (bản chính và/hoặc bản sao) và quyết định phân công nhiệm vụ bản chính.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Nội dung trong mục này được biên tập từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia (mã thủ tục 2.000815, dichvucong.gov.vn).

Các giấy tờ có thể được chứng thực

• Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
• Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
• Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Các giấy tờ thường bị từ chối chứng thực

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
• Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
• Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trình tự thực hiện

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Các giấy tờ này người yêu cầu chứng thực phải nộp trực tiếp.
2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
   • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
   • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
4. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
5. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
6. Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Thời hạn giải quyết

• Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu;
• Hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ;
• Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Phí chứng thực

• Tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: phí chứng thực là 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản.
• Tại cơ quan đại diện nước ngoài: phí chứng thực là 10 USD/bản.

Với giấy tờ của công ty như báo cáo tài chính, giấy phép kinh doanh hay sao kê tài khoản công ty, việc chuẩn bị và chứng thực có những bước riêng; Khoa Lê tóm tắt ở trang hồ sơ tài chính cho doanh nghiệp.

Đội ngũ Khoa Lê

Chuyên viên tư vấn hồ sơ chứng minh tài chính

Tập thể chuyên gia am hiểu nghiệp vụ ngân hàng và quy trình gửi tiết kiệm chứng minh tài chính, hoạt động từ 2005 — hỗ trợ khách hàng trên 34 tỉnh thành.

20+ năm nghiệp vụ17 ngân hàng đối tácThu phí sau